Regulamin serwisu ROMA -TRANS Robert Kolenda

1. Wprowadzenie

Niniejsze Warunki i zasady (dalej: „Regulamin”) regulują zasady korzystania ze strony internetowej https://eventclusterzone.com/ (dalej: „Serwis”) oraz warunki świadczenia przez ROMA -TRANS Robert Kolenda usług organizacji mobilnych rozrywkowych eventów o charakterze gier stołowych i programów integracyjnych.

Przed złożeniem zapytania, rezerwacją terminu lub zawarciem umowy o realizację wydarzenia, prosimy o uważne zapoznanie się z treścią Regulaminu. Korzystanie z Serwisu, przesłanie formularza kontaktowego, złożenie rezerwacji lub przystąpienie do udziału w wydarzeniu organizowanym przez ROMA -TRANS Robert Kolenda oznacza akceptację wszystkich postanowień niniejszego Regulaminu.

Jeżeli nie akceptujesz któregokolwiek z poniższych postanowień, prosimy o zaprzestanie korzystania z Serwisu oraz niekorzystanie z oferowanych usług. W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących Regulaminu zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem strony /contact-us/.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

• Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, składająca zapytanie, dokonująca rezerwacji lub zawierająca umowę z ROMA -TRANS Robert Kolenda w celu organizacji Wydarzenia.
• Uczestnik – osoba biorąca udział w Wydarzeniu organizowanym przez ROMA -TRANS Robert Kolenda na rzecz Klienta, w szczególności pracownik, współpracownik, gość, członek rodziny lub znajomy Klienta.
• Usługa – każda usługa organizacji i obsługi mobilnego eventu rozrywkowego, w tym m.in. przygotowanie stanowisk do gier (np. poker, ruletka, blackjack), zapewnienie sprzętu, prowadzenie gier, scenariuszy i animacji, a także doradztwo przy doborze formuły Wydarzenia.
• Wydarzenie – zorganizowany przez ROMA -TRANS Robert Kolenda mobilny event rozrywkowy, integracyjny lub tematyczny realizowany w miejscu wskazanym przez Klienta (np. siedziba firmy, lokal, sala eventowa, przestrzeń prywatna), według uzgodnionego scenariusza.
• Organizator lub ROMA -TRANS Robert Kolenda – podmiot świadczący Usługi opisane w niniejszym Regulaminie i prezentowane w Serwisie pod marką ROMA -TRANS Robert Kolenda.
• Rezerwacja – zgłoszenie chęci organizacji Wydarzenia w określonym terminie i formule, dokonane przez Klienta, potwierdzone przez Organizatora oraz – o ile wymagane – opłacone zaliczką.
• Cennik – aktualne informacje o orientacyjnych cenach Usług prezentowane w Serwisie lub przekazywane Klientowi w ofercie indywidualnej; ostateczna cena Wydarzenia jest każdorazowo potwierdzana w umowie lub potwierdzeniu rezerwacji.

3. Zakres usług

ROMA -TRANS Robert Kolenda specjalizuje się w organizacji mobilnych eventów rozrywkowych o charakterze gier stołowych i programów integracyjnych. Usługi obejmują w szczególności:

• wieczory pokerowe dla grup prywatnych i firmowych, prowadzone przez doświadczonych animatorów i krupierów;
• integracje firmowe z ruletką, blackjackiem i innymi grami stołowymi przygotowanymi w formule rozrywkowej, bez realnych wygranych pieniężnych;
• tematyczne gry rozrywkowe i scenariusze eventowe (np. klimat kasyna Las Vegas, wieczór Jamesa Bonda, turniej zespołowy, gry rankingowe i punktowe);
• kompleksową obsługę mobilną – dostarczenie stołów i akcesoriów do gier, nagłośnienia pomocniczego, materiałów wizualnych oraz elementów scenografii (w zakresie uzgodnionym z Klientem);
• wsparcie w zaplanowaniu przebiegu Wydarzenia, harmonogramu atrakcji i doborze gier do profilu uczestników (wiek, liczba osób, doświadczenie z grami itp.).

Zakres konkretnych Usług, liczba stołów do gier, czas trwania Wydarzenia, miejsce realizacji, dodatkowe atrakcje oraz inne szczegóły są każdorazowo ustalane indywidualnie z Klientem i potwierdzane w ofercie, umowie lub potwierdzeniu rezerwacji.

Organizator zastrzega, że wszystkie gry prowadzone podczas Wydarzeń mają charakter wyłącznie rozrywkowy i edukacyjny, bez prowadzenia gier hazardowych w rozumieniu przepisów prawa, w szczególności bez realnych wypłat pieniężnych oraz udziału środków pieniężnych Uczestników w rozgrywce.

4. Warunki rezerwacji

1. Rezerwacji Wydarzenia można dokonać za pośrednictwem formularza kontaktowego w Serwisie, mailowo, telefonicznie lub innym udostępnionym kanałem kontaktu wskazanym przez Organizatora.

2. W celu przygotowania oferty i potwierdzenia dostępności terminu Klient zobowiązany jest do podania co najmniej następujących informacji:

• planowana data i orientacyjne godziny Wydarzenia,
• przybliżona liczba Uczestników,
• rodzaj oczekiwanego programu (np. poker, ruletka, blackjack, scenariusze tematyczne),
• miejsce realizacji (miasto, typ lokalu, warunki dojazdu),
• dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej po stronie Klienta.

3. Rezerwacja uznawana jest za wstępnie przyjętą po przesłaniu przez Organizatora oferty wraz z potwierdzeniem dostępności terminu. Rezerwacja staje się wiążąca po:

• akceptacji warunków oferty przez Klienta (mailowo lub w innej uzgodnionej formie), oraz
• opłaceniu ewentualnej zaliczki, jeśli Organizator przewidział taki wymóg dla danej rezerwacji.

4. Organizator może określić minimalną i maksymalną liczbę Uczestników dla wybranych formatów Wydarzeń. Informacja o limitach jest przekazywana Klientowi na etapie przygotowania oferty. W przypadku przekroczenia uzgodnionej liczby Uczestników Organizator zastrzega sobie prawo do:

• odpowiedniego dostosowania programu (np. rotacja przy stołach), lub
• doliczenia dodatkowej opłaty za zwiększoną liczbę Uczestników, zgodnie z ustalonym Cennikiem.

5. W przypadku braku możliwości realizacji Wydarzenia w wybranym przez Klienta terminie, Organizator zaproponuje inne dostępne daty lub alternatywne rozwiązania programowe.

5. Cennik i płatności

1. Orientacyjne ceny Usług mogą być prezentowane w Serwisie lub przekazywane Klientowi w formie oferty indywidualnej. Ze względu na mobilny charakter Wydarzeń oraz zróżnicowanie potrzeb Klientów, ostateczna cena każdej realizacji ustalana jest indywidualnie.

2. Na cenę Wydarzenia wpływają w szczególności:

• rodzaj i liczba gier oraz stanowisk,
• czas trwania Wydarzenia,
• liczba Uczestników,
• miejsce realizacji (w tym odległość od bazy Organizatora i ewentualne koszty dojazdu),
• dodatkowe elementy programu (np. scenografia, nagrody rzeczowe, personalizowany branding).

3. Akceptowane formy płatności za Usługi to w szczególności:

• przelew bankowy na rachunek wskazany przez Organizatora,
• płatność kartą – jeżeli Organizator udostępnia taką możliwość,
• płatność gotówką – wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu i w granicach dopuszczalnych przez obowiązujące przepisy prawa.

4. Organizator może wymagać uiszczenia zaliczki na poczet realizacji Wydarzenia. Wysokość zaliczki, termin jej płatności oraz sposób rozliczenia zostaną określone w ofercie lub umowie i przekazane Klientowi przed ostatecznym potwierdzeniem rezerwacji.

5. Jeżeli nie uzgodniono inaczej, pozostała część wynagrodzenia płatna jest najpóźniej w dniu Wydarzenia lub w terminie wskazanym na fakturze wystawionej przez Organizatora.

6. W przypadku opóźnienia w płatności Organizator zastrzega sobie prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie, a także do wstrzymania się ze świadczeniem Usługi do czasu uregulowania należności.

6. Zasady anulowania i zmiany rezerwacji

1. Klient ma prawo do anulowania rezerwacji lub dokonania zmian w zakresie terminu, miejsca lub formuły Wydarzenia, z zastrzeżeniem zapisów niniejszego punktu.

2. Anulowanie rezerwacji lub wniosek o zmianę powinny zostać przesłane Organizatorowi w formie umożliwiającej utrwalenie treści (np. e-mail).

3. W przypadku anulowania rezerwacji przez Klienta:

• na więcej niż 30 dni przed planowaną datą Wydarzenia – zaliczka może zostać zwrócona Klientowi w całości lub części, zgodnie z indywidualnie ustalonymi warunkami,
• od 30 do 14 dni przed planowaną datą Wydarzenia – Organizator może zatrzymać część zaliczki lub obciążyć Klienta opłatą anulacyjną, odpowiadającą poniesionym kosztom przygotowań,
• na mniej niż 14 dni przed planowaną datą Wydarzenia – Organizator może zatrzymać całość zaliczki, a w przypadku braku zaliczki obciążyć Klienta opłatą odpowiadającą nie mniej niż uzgodnionej części wynagrodzenia (np. 50–100%), w zależności od zaawansowania przygotowań.

4. Dokładne warunki anulacji i ewentualnych opłat mogą zostać skonkretyzowane w umowie indywidualnej lub w potwierdzeniu rezerwacji przekazanym Klientowi.

5. Zmiana terminu Wydarzenia jest możliwa wyłącznie po potwierdzeniu przez Organizatora dostępności nowego terminu. W miarę możliwości Organizator będzie dążył do zaproponowania alternatywnych dat bez dodatkowych kosztów, jednak przy znaczącej zmianie zakresu lub terminu Wydarzenia mogą zostać naliczone opłaty związane z już poniesionymi kosztami.

6. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Organizatora (np. siła wyższa, nagłe ograniczenia prawne, warunki uniemożliwiające realizację Wydarzenia w danym miejscu), Strony podejmą próbę uzgodnienia nowego terminu lub zmodyfikowanej formy realizacji, a kwestie finansowe zostaną rozliczone z uwzględnieniem rzeczywiście poniesionych kosztów.

7. Obowiązki organizatora i uczestników

1. ROMA -TRANS Robert Kolenda zobowiązuje się do:

• należytego przygotowania sprzętu, stołów do gier i akcesoriów zgodnie z ustalonym zakresem Usług,
• zapewnienia wykwalifikowanego personelu (krupierów, animatorów, koordynatorów),
• prowadzenia gier oraz scenariuszy w sposób bezpieczny, przejrzysty i zrozumiały dla Uczestników,
• przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w zakresie zakazu prowadzenia gier hazardowych bez wymaganych licencji oraz zasad ochrony danych osobowych.

2. Klient oraz Uczestnicy zobowiązują się w szczególności do:

• stosowania się do poleceń personelu Organizatora w zakresie zasad bezpieczeństwa oraz przebiegu gier,
• poszanowania sprzętu, stołów, akcesoriów i dekoracji dostarczonych przez Organizatora,
• powstrzymania się od zachowań agresywnych, wulgarnych, niebezpiecznych lub naruszających dobra osobiste innych osób,
• przestrzegania zasad gry i Fair Play, a w przypadku wątpliwości – do wyjaśniania ich z personelem Organizatora.

3. Organizator może odmówić dopuszczenia do udziału w grze lub poprosić o opuszczenie stanowiska osoby, które swoim zachowaniem stwarzają zagrożenie dla bezpieczeństwa, zakłócają przebieg Wydarzenia lub rażąco naruszają zasady współżycia społecznego.

4. Klient odpowiada za poinformowanie Uczestników o charakterze Wydarzenia, zasadach gier oraz ewentualnych ograniczeniach wiekowych lub innych wytycznych przekazanych przez Organizatora.

8. Odpowiedzialność

1. Organizator ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie Usług zgodnie z niniejszym Regulaminem, uzgodnioną ofertą oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

2. Odpowiedzialność Organizatora wyłączona jest w zakresie, w jakim szkoda powstała wskutek:

• niezastosowania się Klienta lub Uczestników do zaleceń personelu Organizatora,
• użytkowania sprzętu lub przestrzeni w sposób niezgodny z ich przeznaczeniem,
• działań lub zaniechań osób trzecich, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności,
• siły wyższej lub innych nadzwyczajnych okoliczności, których nie można było przewidzieć ani im zapobiec.

3. Klient ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie lub Uczestników w sprzęcie, dekoracjach oraz innych elementach wyposażenia dostarczonych przez Organizatora, a także – w uzasadnionym zakresie – w miejscu realizacji Wydarzenia, jeżeli szkoda powstała z winy Klienta lub Uczestników.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników pozostawione bez nadzoru w trakcie Wydarzenia.

5. Zakres i ewentualne limity odpowiedzialności mogą zostać doprecyzowane w umowie indywidualnej zawieranej z Klientem, przy poszanowaniu bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

9. Dane osobowe i polityka prywatności

1. Administratorem danych osobowych Klientów oraz Uczestników (w zakresie, w jakim ich dane są przetwarzane) jest ROMA -TRANS Robert Kolenda.

2. Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w następujących celach:

• udzielenia odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego w Serwisie,
• przygotowania i przedstawienia oferty współpracy,
• zawarcia i wykonywania umowy o organizację Wydarzenia,
• rozliczeń finansowych i księgowych,
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
• ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych obejmują w szczególności: niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy, realizację obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, prawnie uzasadniony interes Administratora (np. obsługa roszczeń, marketing bezpośredni w uzasadnionym zakresie) oraz – w odpowiednich przypadkach – zgodę osoby, której dane dotyczą.

4. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem przy realizacji Wydarzeń (np. podwykonawcom technicznym), wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania Usług oraz przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych.

5. Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów RODO, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo do przenoszenia danych, a także prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

6. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych, okresów przechowywania, odbiorców danych oraz wykorzystywania plików cookies znajdują się w odrębnym dokumencie Polityka prywatności, dostępnym w Serwisie pod adresem /privacy-policy/.